Käyttötarkoituksila tarkoitetaan niitä prosesseja, joissa käsittelemme henkilötietoja erilaisten toimitojemme suorittamiseen. Käyttötarkoitus sanan ideana on kuvata sitä, että käyttötarkoitukset pitäisi kuvata erittäin selkein sanankääntein, jotta ihmisten on helppo ymmärtää, mitä heidän tiedoilleen tapahtuu. Käyttötarkoitukset on myös eroteltava sillä tasolla, että voimme selvästi osoittaa, mikä oikeusperuste (esim. laki, ihmisen antama suostumus tai sopimus meidän ja rekisteröidyn välillä) oikeuttaa meidät suorittamaan juuri tämän käsittelytoimen.

Kaiken organisaation suorittaman henkilötietojen käsittelyn tunnistaminen ja kartoittaminen on haastava, mutta pakollinen toimenpide; meidän on pystyttävä raportoimaan käyttötarkoitukset yhtä lailla rekisteröidyille tai viranomaisen tarkastaaille. Se vaatii eri yksiköiden osallistumista ja määrätietoista kokonaisnäkemyksen rakentamista. Ennen GDPR-aikaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät vaatimukset eivät ole olleet näin tiukkoja ja ihmiset tietoisia oikeuksistaan, joten tämän on paljolti uuden opettelua myös organisaatioille.

Käyttötarkoituksiin liittyy monia erityistapauksia. Mikäii käsittelymme perustuu suostumukseen, meidän on mm. varmistettava että suostumus on peruttavissa ja voivamme osoittaa jälkikäteen, kuinka suostumus on saatu. Kun käsittelymme perustuu oikeutettuun etuun, meidän tulisi pystyä osoittamaan tehty "tasapainotesti", jossa olemme uskottavasti vertailleet omia etujamme rekisteröityjen yksityisyydensuojaan nähden.Jt

‍