Tietoturvaohjeet voivat jäädä huonosti työntekijöiden mieleen jos ne eivät vastaa tosielämän tilanteita. Digiturvamallissa voit aktivoida Ohjekirjaan laajennuksia, jotka avaavat työntekijöille ohjeen tärkeyttä. Voit lukea lisää Ohjekirja- näkymästä Akatemiasta.
Ohjekirjan kolme tasoa
Digiturvamallista löydät kolme eri tasoista vaihtoehtoa Ohjekirjan ohjeille:
- Ohjeiden lukeminen ja hyväksyntä
- Ohjeiden lukeminen ja hyväksyntä + case-esimerkit liittyvistä todellisista tilanteista
- Ohjeet + case-esimerkit + taitotestit teemoista lukemisen jälkeen
Case-esimerkkien tai taitotestien aktivointi ei ole pakollista, mutta ne parantavat ohjeiden muistamista työntekijöiden keskuudessa. Oletuksena Ohjekirja toimii yksinkertaisessa "Lukeminen ja hyväksyntä" -tilassa.
Case-esimerkit opettavat ohjeen tarkoitusta
Yksinkertainen ja tehokas keino ohjeiden ymmärtämiseen ovat case-esimerkit. Case-esimerkeissä on oikeita tilanteita, joissa ohjeen noudattaminen olisi estänyt ongelman. Tämä auttaa työntekijöitä ohjeiden sisäistämisessä sekä motivoi niiden noudattamiseen.
Kun olet aktioivnut case-esmierkit työntekijöillesi, "Merkitse hyväksytyksi" tekstin tilalla näkyy teksti "Lue lisää", jos kyseiselle ohjeelle on olemassa case-esimerkki.
Kun työntekijä klikkaa "Lue lisää" luettavaksi aukeavat case-esimerkit, jonka jälkeen ohjeen voi merkitä hyväksytyksi.
Ohjeen hyväksymisen jälkeen työntekijä voi antaa palautetta, esimerkiksi ohjeen ollessa vanhentunut. Tämä tapahtuu "Anna palautetta ohjeesta" -linkistä.
Taitotestit ovat helppo keino testata organisaation turvallisuusosaamista
Taitotestit ovat muutaman kysymyksen mittaisia testejä eri aiheista Ohjekirjassa. Taitotesti tulee työntekijän näkyville, kun teeman kaikki ohjeet on merkitty hyväksytyiksi. Testeissä ei ole läpipääsyrajaa tai arvosteluasteikkoa, ne on tarkoitettu pelkästään oppimista varten. Kun kaikki teeman ohjeet on merkitty hyväksytyiksi, taitotesti ilmestyy teeman yläosaan:
Taitotestit sisältävät monivalintakysymyksiä ja testissä ei ola aikarajaa. Kun kaikkiin kysymykskin on vastattu, testi palautetaan klikkaamalla "Lähetä vastaukset".
Kuinka aktivoida Ohjekirjan laajennukset?
Laajennukset on helposti aktivoitavissa seuraavasti:
1. Siirry Organisaation työpöydälle ja avaa Asetukset
2. Siirry kohtaan Ohjekirjan asetukset
3. Klikkaa case- esimerkit ja/tai taitotestit aktiiviseksi
Voit myös muokata ohjeiden tarkistusväliä ja ohjeiden näyttökieliä samasta ikkunasta
Ohjeiden koulutusmateriaalin näkeminen ja muokkaus
Organisaation työpöydältä löytyvän Ohjeet -välilehden alta löydät kaikki ohjeet, joita olette luoneet työntekijöillenne. Listassa näkyy ohjeen teema, jakelu, yksiköt kenelle ohje on sekä hyväksymistaso.
Kun siirtyy tiettyyn ohjeeseen, voi tarkastella ohjeeseen linkitettyä koulutussisältöä. Suurimmalle osalle ohjeista löytyy valmista koulutussisältöä. Jos kuitenkin haluat case-esimerkkejä tai taitotestin sellaiselle ohjeelle, missä niitä ei vielä ole, voit luoda niitä myös itse. Toki voit myös lisätä sisältöä sellaisiin ohjeisiin missä sitä jo valmiiksi on.
Huom: Tarkistussykli ei nollaudu, jos pääkäyttäjä lisää tai muuttaa olemassa olevaa taitotestiä tai case-tutkimusta. Käyttäjä yksinkertaisesti saa päivitetyn sisällön seuraavan tarkastelusyklin yhteydessä.
Omien case-esimerkkien ja/tai taitotestien luominen
Oman sisällön luominen tapahtuu "Lisää koulutussisältöä" painikkeen takaa.
Työntekijöiden edistymisen seuraaminen
Jos haluat seurata, miten työntekijät ovat edistyneet ohjeiden lukemisessa ja hyväksymisessä, siirry Organisaation työpöydältä kohtaan Käyttäjätilastot, ohjeiden hyväksyntä ja taitotestien tulokset.
Välilehdiltä Ohjeiden hyväksyntä ja Taitotestien tulokset löydät käyttäjäkohtaista tietoa ohjeiden lukemisesta ja hyväksymisestä sekä taitotestien suorittamisesta.
Palautetta tai kysyttävää?
Jäikö kysyttävää? Voit olla yhteydessä tiimiimme oikeasta alanurkasta löytyvän chatin kautta tai sähköpostitse tiimi@digiturvamalli.fi ja vastaamme mielellämme!
