Tietovaranto

Tietovarannot (Data stores) ovat hallinnollisia kokonaisuuksia jotka koostuvat tietoaineistoista (data sets). Tietovarannot-listaan kirjataan tiedot joissa organisaatio toimii rekisterinpitäjänä, eli joiden käytöstä organisaatio päättää.

Tietovaranto on tietoaineistoista koostuva kokonaisuus. Esimerkiksi asiakasrekisteri voisi olla tietovaranto, joka koostuu asiakkaiden tiedoista koostuvista tietoaineistoista

Tietovarannot kannattaa nimetä yleisellä tasolla tietojen käyttötarkoituksen perusteella. Esimerkiksi "Asiakastiedot" tai "Asiakasrekisteri" voi olla yksittäisen tietovarannon nimi. Sen alla voi tarkentaa eri tietoaineistoiksi selvästi eri tehtäviin tarvittavat tiedot.

Tietovarannon kortilla on kohta "Sisältääkö tietovaranto asianhallinnan tai palvelujen tiedonhallinnan tietoja?". Kohdan valinta vaikuttaa tietovarannon näkymiseen kuvauksessa. Eli valitsemalla tuohon "Ei" voidaan ilmaista, esim. että tietovaranto sisältää vain sisäistä tietoa, eikä sitä silloin tarvita kuvauksissa.

Tietovarantojen tiedot voivat sijaita useissa eri tietojärjestelmissä tai useissa eri muodoissa, esim. osa sähköisenä ja osa paperilla.

Tietovarannoilla tietojärjestelmät näkyvät sen jälkeen, kun aineistoja on nimetty ja niihin on liitetty järjestelmiä.

Tietoaineisto

Tietoaineistoja voi olla samannimisiä monia, eri tietovarannoissa. Esimerkiksi “henkilötiedot” tietoaineistoa voi käyttää moni eri tietovaranto erillään toisistaan.

Tietoaineistot ovat tarkentavia tietoja suuremmasta kokonaisuudesta, eli tietovarannoista. Tietovarannon alla voi tarkentaa tietoaineistoina eri tehtäviin tarvittavia tietoja. Saman tietoaineiston voi liittää vain yhdelle tietovarannolle, mutta tietovarannolla voi esiintyä useampi eri tietoaineisto.

Tietoaineistoissa liitetään tietoaineistoon liittyvät tietojärjestelmät.

Tietojärjestelmä

Määritelmänä tietojärjestelmä on ihmisistä, laitteista ja ohjelmistoista koostuva järjestelmä. Tietojärjestelmä on tiettyjen tietojen käsittelyä varten tehty järjestelmä.

Jokaisen tietoaineiston dokumentointikortilla linkitetään tietojärjestelmät, joissa tätä tietoa varastoidaan ja käsitellään.

Tietojärjestelmän tietoja kuvataan tarkemmin liittyvällä tietoaineistoilla. Tietoaineistolla kuvataan millaisia tietoja aineistossa ja tietojärjestelmässä käsitellään.

Tietojärjestelmän kutsumanimi

Tietojärjestelmän kutsumanimeä voi hyödyntää kun julkiselle raportille ei haluta tietojärjestelmän nimeä näkyville. Kutsumanimeksi täydennetään tietojärjestelmän nimi, kuten Netvisor, ja tietojärjestelmän nimeksi esim. työajanseurantajärjestelmä.

Esimerkkitapaus

Aloittaessa työtä tietovarantojen, tietoaineistojen sekä tietojärjestelmien kanssa, kannattaa lähteä liikkeelle hahmottelemalla tietovarantoja. Kun tiedossa on isot kokonaisuudet, on helpompi lähteä miettimään alatasoja, eli tietoaineistoja, ja niiden liitoksia toisiinsa. Viimeisenä pääsee tarkentamaan tietoaineistoihin liittyvät tietojärjestelmät.

Tietovaranto: Henkilöstön tietovaranto (kaikki henkilöstöön liittyvä tieto mitä organisaatio käsittelee / kerää)

• Tietovarannot ovat isoja kokonaisuuksia, ja varsinainen tieto voi olla monessa muodossa ja monessa paikassa
• Tietovarantoja ei kannata olla liian montaa

Tietoaineisto: Työaikatiedot (milloin kukin on ollut töissä)

• Useita eri tietoaineistoja per tietovaranto
• Tietoaineistot ovat tarkentavia tietoja tietovarantoihin nähden

Tietojärjestelmä: Työajanseurantajärjestelmä

• Tietojärjestelmäksi kirjataan itse järjestelmä, esim. Netvisor
• Tietojärjestelmiä voi olla useita

Lisäominaisuudet tietovarannoille

Pää- ja alitietovarannot

Pää- ja alitietovarannot ovat valinnaisia aktivoitavia tietovarantoja, joita varsinkin kunnat hyödyntävät upotettavissa raporteissa. Pää- ja alitietovarannot voidaan aktivoida muokkaa tietokenttiä -valinnan takaa. Valinnainen lisäkenttä "Liittyvä kunnan päätietovaranto" on näkyvissä Tiedonhallintalaki-vaatimuskehikossa.

Ulkoiset tietovarannot

Ulkoisella tietovarannolla viitataan tietolähteeseen, jota käytetään pääasiassa muiden hallinnoimien tietojen hakemiseen tai tietojen luovuttamiseen eteenpäin. Esimerkiksi verohallinnon palvelu on verohallinnon tietojärjestelmä, jota käytetään asiointiin heidän kanssaan. Kyseessä ei ole tällöin organisaation oma tietojärjestelmä, ja rekisteripitäjyys sekä muut vastuut ovat muilla osapuolilla. Mikäli ulkopuolista palvelua käytetään aktiivisesti ja sinne muodostuu organisaation vastuulla oleva tietokokonaisuus, kannattaa sitä käsitellä tietojärjestelmänä. Esimerkiksi opintosuoritukset saattaisivat muodostaa tietojärjestelmän, kun taas yleisesti ottaen valtiohallinnon asiointipalvelut eivät ole järjestelmäksi laskettavia palveluja.

​Ulkoiset tietovarannot -listaan kirjataan asiakkaiden hallinnoimat tiedot, joita organisaatio käsittelee esim. tutkimusprojektin ajan. Näissä dokumentaatiota oleellisempia asioita ovat esimerkiksi sopimuskäytännöt, esim. tavat tiedon suojaamiseen ja tiedon poistamisprosessit, kuin varsinainen tarkka dokumentaatio siitä, mitä tiedot sisältävät tai miten niitä käytetään. Näistä organisaatio on jo todennäköisesti sopinut asiakkaiden kanssa sopimuksissa.

Omaisuusluettelo

Omaisuusluettelo (asset inventory) muodostuu Digiturvamallissa monesta eri dokumentaatiolistasta. Näistä tärkeimpiä ovat mm.:

• Tietojärjestelmät
• Tietovarannot (isot datakokonaisuudet, kuten "Asiakastiedot")
• Tietoaineistot (tarkemmat datakokonaisuudet, kuten "Asiakkaan laskutustiedot")
• Toimipisteet
• Muu suojattava omaisuus (esim. fyysinen laitteisto)

‍