Viranomaisen on muunnettava muussa kuin sähköisessä muodossa heille saapuvat asiakirjat sähköiseen muotoon, mikäli asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka arkistoitavaksi. Sähköiseen muotoon muuttamisesta voidaan poiketa vain välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten tai asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi.
Viranomaisen on lisäksi huolehdittava, että tietoaineisto on saatavilla yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa, jos tietoaineisto voidaan saattaa alkuperäisestä muodosta suoraan koneluettavaan muotoon.
Sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan todistusvoimaisuudesta on huolehdittava muutetun asiakirjan eheyden ja luotettavuuden varmistamisella. Muuttamisessa on käytettävä tekniikka, jolla varmennetaan viranomaisen tarkistus ja varmistus asiakirjan sisällöstä. Jälkikäteen täytyy pystyä todentamaaan, jos asiakirjaan on tehty muutoksia muutoksen jälkeen.
Eheyden ja luotettavuuden varmentamiseksi voidaan toteuttaa seuraavia toimenpiteitä:
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
