Yksikkö- tai roolikohtaiset tietoturvaohjeet

Henkilöstöllä on oltava tietoturvaohjeet, joissa on käsiteltävä mm. seuraavia aiheita:

• mobiilaitteiden käyttö ja päivitykset
• tiedon tallentaminen ja varmuuskopiointi
• tietosuoja
• sähköpostin käyttö
• tulosteiden, papereiden ja tiedostojen käsittely
• häiriöistä ilmoittaminen
• huijausten estäminen

Ohjeiden noudattamista voidaan valvoa joko teknisesti tai suoraan kysymällä / testaamalla työntekijöiltä.

Tietoturvaohjeistusta tarkennetaan työntekijän työtehtävään liittyen. Organisaatio on määritellyt yksiköt ja roolit, jotka vaativat erillistä ohjeistusta, ja muodostaa näille omia tarkennettuja tietoturvaohjeitaan.

Esimerkkejä omaa ohjeistusta vaativista yksiköistä ovat mm. asiakaspalvelu, IT ja HR. Esimerkkejä omaa ohjeistusta vaativista työrooleista puolestaan järjestelmän pääkäyttäjä sekä etätyön tekijä.

Tietoa käsitteleville henkilöille selvitetään tietojen suojaamista ja asiakirjojen käsittelyä koskevat tietoturvaohjeet ja -periaatteet ennen pääsyä tietoihin tai organisaation tarkasti määrittelemien aikamääreiden sisällä.

Organisaation johdon on huolehdittava siitä, että organisaatiossa on ajantasaiset ohjeet tietojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Käytännössä johto määrittelee, miten ohjeiden ajantasaisuus varmistetaan ja mille toimijoille ohjeiden ajantasaisuudesta huolehtiminen kuuluu.

Ohjeiden ajan tasalla pitäminen on suositeltavaa vastuuttaa niille toimijoille, jotka ovat kokonaisvastuussa tietoturvallisuudesta, tietojärjestelmistä, tietovarannoista, rekisterinpidosta, asiakirjapyyntöihin liittyvästä päätöksenteosta, asianhallinnasta ja arkistotoimesta.

Organisaation olisi muistutettava työntekijöitä siitä, että heidän vastuullaan on pitää salasanat ja salaisuudet turvassa. Heidän ei pitäisi koskaan jakaa niitä kenenkään kanssa, mukaan lukien kollegat ja esimiehet.

Heidän tulisi myös aina lukita laitteensa, kun he poistuvat niiden ääreltä.

Henkilöstöllä on oltava ohjeet, joissa käsitellään seuraavia aiheita:

• Hyväksytyt laitteet ja ohjelmistot, joita työntekijät tarvitsevat työssään.
• Laitteet ja ohjelmistot, joita ei tarvita työssä, mutta jotka ovat silti sallittuja.
• Laitteet ja ohjelmistot, jotka eivät ole toivottuja

Ohjeista on ilmoitettava henkilöstölle, kun uusi ohje otetaan käyttöön tai nykyisiä ohjeita muutetaan.

Mikäli henkilöstöllä on ristiriitaisia tavoitteita tietoturvaohjeiden kanssa, he eivät todennäköisesti noudata ohjeita.

Organisaatio pyrkii aktiivisesti löytämään huonosti toimivat ohjeet ja muokkaamaan joko ohjetta, työkaluja tai henkilöstön prioriteetteja, jotta ohjeita noudatetaan.