Omien varmuuskopiointiprosessien dokumentointi ja vastuuttaminen

Kuvaamme tietojärjestelmälistauksen yhteydessä, minkä järjestelmien suhteen vastuu varmuuskopioinnin toteutuksesta on itsellämme. Organisaation omalla vastuulla olevat varmuuskopiointiprosessit on dokumentoitu ja jokaiselle on määritelty omistaja. Dokumentaatio sisältää mm.:

• millä järjestelmällä ja kuinka usein varmuuskopiot toteutetaan?
• kuinka varmuuskopiot suojataan (salaus, fyysinen sijainti)?
• kuinka pitkään varmuuskopiot säilytetään?

Varmuuskopiointiin käytettäviä tietovälineitä ja varmuuskopioiden palauttamista testataan säännöllisesti, jotta voidaan varmistua siitä, että hätätilanteessa niihin voidaan luottaa.

Varmuuskopioiden palauttamisesta ylläpidetään tarkkoja ja täydellisiä ohjeita. Toimintaohjeiden avulla seurataan varmuuskopioiden toimintaa ja varaudutaan varmuuskopioiden epäonnistumiseen.

Varmuuskopioinnin tavoitteena on rajata menetettävän tiedon määrää ja pystyä palauttamaan tiedot tarpeeksi nopeasti ja luotettavasti.

Suojaustasoilla III-II toteutetaan seuraavat toimenpiteet varmuuskopioiden suojaamiseksi:

• Varmuuskopiot käsitellään ja säilytetään niiden elinkaaren ajan vähintään ko. suojaustason järjestelmissä
• Käsiteltäessä samalla varmistusjärjestelmällä tarkastusoikeuden varaavien eri omistajien tietoja, tarkastusoikeuden mahdollistavat erottelumenettelyt on toteutettava ko. suojaustason mukaisesti varmistusjärjestelmän liittymien ja tallennemedioiden osalta
• Varmuuskopioiden siirtämiseen sovelletaan samoja toimintatapoja kuin muun tietoaineiston siirtämiseen
• Varmistusmediat hävitetään ko. suojaustason mukaisesti
• Varmuuskopioista on rekisterit ja varmuuskopioiden käsittely kirjataan sähköiseen lokiin, tietojärjestelmään, asianhallintajärjestelmään, manuaaliseen diaariin tai asiakirjaan

Varmuuskopioinnin tavoitteena on rajata menetettävän tiedon määrää ja pystyä palauttamaan tiedot tarpeeksi nopeasti ja luotettavasti.

Suojaustasolla IV toteutetaan seuraavat toimenpiteet varmuuskopioiden suojaamiseksi:

• Varmuuskopiot käsitellään ja säilytetään niiden elinkaaren ajan vähintään ko. suojaustason järjestelmissä
• Käsiteltäessä samalla varmistusjärjestelmällä tarkastusoikeuden varaavien eri omistajien tietoja, tarkastusoikeuden mahdollistavat erottelumenettelyt on toteutettava ko. suojaustason mukaisesti varmistusjärjestelmän liittymien ja tallennemedioiden osalta
• Varmuuskopioiden siirtämiseen sovelletaan samoja toimintatapoja kuin muun tietoaineiston siirtämiseen
• Varmistusmediat hävitetään ko. suojaustason mukaisesti

Riittävien varmuuskopioiden avulla kaikki tärkeät tiedot ja ohjelmat voidaan palauttaa katastrofin tai tietovälinevian jälkeen. Tärkeä ensiaskel toimivassa varmuuskopioinnissa on tunnistaa, kenen vastuulla kunkin tiedon varmuuskopioiminen on. Varmuuskopioinnin vastuun selvittäminen on tieto-omaisuuden (järjestelmät, laitteisto) omistajien vastuulla.

Mikäli varmuuskopiointi on kumppanin vastuulla selvitämme:

• kuinka kattavasti kumppani varmuuskopioi tiedot?
• kuinka tiedot ovat tarvittaessa palautettavissa?
• mitä varmuuskopioinnista on sovittu sopimuksissa?

Mikäli varmuuskopiointi on omalla vastuullamme selvitämme:

• onko tietoihin liittyvä varmuuskopiointiprosessi olemassa ja dokumentoitu?
• onko varmuuskopioinnin kattavuus ja toteutussykli tietojen tärkeyden vaatimalla tasolla?

Palautuskyky viittaa siihen, miten nopeasti henkilötietojen saatavuus ja pääsy henkilötietoihin voidaan palauttaa fyysisen tai teknisen vian sattuessa.

Varmuuskopioista on rekisterit ja varmuuskopioiden käsittely kirjataan sähköiseen lokiin, tietojärjestelmään, asianhallintajärjestelmään, manuaaliseen diaariin tai tietoon (esimerkiksi dokumentin osaksi).

Organisaatiolla tulee olla selkeä, kirjallinen vaiheittainen menettely tietojen palauttamista varten. Myös suoritetuista tietojen palautuksista tulee tehdä loki. Lokin tulee sisältää:

• vastuuhenkilö
• restauroinnin päivämäärä ja kellonaika
• palautettujen tietojen kuvaus
• manuaalisesti palautetut tiedot

Varmuuskopioi käyttöjärjestelmien ja asennusohjelmistojen pääkuvat, jotta voidaan varmistaa palautusvalmiudet ohjelmistojen näkökulmasta.

Varmuuskopioiden kopiot on säilytettävä erillään organisaation tuotantoympäristöstä. Pääsy näihin kopioihin olisi rajoitettava vain työntekijöihin ja järjestelmäprosesseihin, jotka osallistuvat tietojen palauttamiseen.

Varmuuskopioita, joihin ei pääse käsiksi organisaation verkkojen kautta, olisi luotava säännöllisesti.

Näillä turvatoimilla varmistetaan varmuuskopioiden eheys ja saatavuus.

Riittävien varmuuskopioiden avulla kaikki tärkeät tiedot ja ohjelmat voidaan palauttaa katastrofin tai tietovälinevian jälkeen. Varmuuskopiointistrategian määrittämiseksi on tärkeää kartoittaa / päättää ainakin seuraavat asiat:

• Minkä tiedon varmuuskopiointi on omalla vastuullamme?
• Kuinka kriittistä mikäkin tieto on ja kuinka usein tämän perusteella mitkäkin tiedot on tarve varmuuskopioida ja kuinka laajasti (osittainen vai täydellinen kopio)?
• Missä varmuuskopioit säilytetään ja kuinka ne on suojattu?
• Kuinka pitkään varmuuskopiot on tarpeen säilyttää?
• Millä järjestelmällä varmuuskopiot otetaan?
• Kuinka varmistusmediat hävitetään luotettavasti?