Terveiset lämpenevään kevääseen Tietosuojamallin tiimistä! Tässä postauksessa koottuna tärkeimpiä uusia kehitysjuttuja maalis-huhtikuun varrelta, uuden Tietosuojamallin julkaisun jälkeen.
Viime aikoina olemme kehittäneet Tietosuojamallin teknisellä puolella etenkin isojen sisältömäärien hallintaa ja työnhallinnan ominaisuuksia, jotka auttavat jakamaan työtä ja keräämään tietosuojaan liittyvät sisällöt yhteen paikkaan. Julkaisimme myös täysin uuden Koulutus-osion, josta voitte lukea tarkemmin omasta postauksesta. Samalla olemme pyrkineet rajoittamaan sisällöllisesten päivitysten määrää, jotta voisitte edetä tietosuojatyössänne ilman yllätyksiä ja jatkuvia muutoksia kysymyksiin ja rakenteisiin.
Kysyäksesi mistä tahansa asiasta tarkemmin, tavoitat meidät chatissa työkalun "Käytön tuki" -kohdasta, perinteisesti sähköpostitse tai vaikkapa Twitteristä!
Tietosuojamalliin voi kertyä isoja määriä sisältöjä. Monessa organisaatiossa tietojärjestelmiä, niitä ylläpitäviä kumppaneita tai erilaisia käyttötarkoituksia henkilötiedoille voi kaikkia olla satoja.
Löydätte jokaisen listan vasemmasta yläkulmasta suodatustoiminnon, jonka avulla voitte jättää listaan näkyville vain haluamanne asiat. Listoja voi suodattaa ja järjestää seuraavin kriteerein:
Valintoja voi olla päällä useampia samanaikaisesti, kuten yläpuolisessa kuvassa.
Voit joskus haluta tuoda täydentävää sisältöjä eri asioiden korteille kysymysten rinnalle. Loki koostuu automaattisesti, mutta toimenpiteitä ja tiedostoja voit itse hallinnoida tarvittaessa.
Kommentit (& loki)
Tänne kertyvät automaattisesti kaikki muutokset, joita tämän elementin alla on tehty. Kun kysymyksiin vastataan tai niiden tiloja muutetaan, näistä jää jälki. Kommentoinnin avulla voitte lisätä lokille myös omia, aikaleimattuja ja kuvaavampia, merkintöjänne.
Toimenpiteet
Tänne voitte lisätä juuri tähän elementtiin liittyvät omat tehtävänne. Tehtävällä voi olla määräpäivä, vastuuhenkilö, kuvausteksti ja tila samaan tyyliin, kuin muilla Tietosuojamallin elementeillä.
Tiedostot
Tänne voit tuoda nimenomaan tähän elementtin liittyvät tiedostot. Tiedostoja voit myös linkittää kuvausosioihin ulkopuolisesta järjestelmästä, jos teillä on jo niille hyvä tallennuspaikka.
Tietosuojamallin yksi pääideoista on jakaa tietosuojaan liittyvä työ pieniin palasiin, jotta työssä voidaan edetä ketterästi ja kuka tahansa voi edistää töitä silloin, kun niille on pienikin sopiva hetki.
Joskus vastaan voi kuitenkin tulla haastavia kysymyksiä, jotka olisi parempi voida laittaa sivuun ja palata vaikkapa yhdessä niiden pariin.
Tehtäväjonon avulla voitte klikata "Siirrä tehtäväjonoon", jonka jälkeen kysymys löytyy sivupalkin "Tehtäväjono" painikkeen kautta. Tätä jonoa voidaan sitten käsitellä yhdessä, vaikkapa tiimipalaverissa.
Samalla kun tehtävä siirretään tehtäväjonoon, sille voidaan määritellä sopiva "tila" seuraavien joukosta:
Tietojärjestelmä, käyttötarkoitus,rekisteri,henkilötietojen käsittelijä...Mitä kuuluu täyttää mihinkin?
Jatkossa TIetosuojamalli suosittelee sinulle yleisiä vaihtoehtoja, joita kuhunkin listaan voit täyttää. Ideana toki on, että jokainen käyttäjä täyttää listoja omilla sisällöillään, mutta ehdotusten avulla saat parempaa kuvaa siitä, mitä missäkin kohdassa haetaan.
Tämä on mahdollista Tietosuojaringin avula. Tällöin yksi Tietosuojamalli-tili voi sisältää yhteistä kerran täytettyä sisältöä, jota muut ringin jäsenet voivat poimia käyttöön - valmiiksi täytettynä.
Voiko hyvän tietosuojan ja GDPR-asetuksen osaset tiivistää "yhdelle slaidille"? Otimme haasteen vastaan ja tuloksena syntyi Tietosuojakartta.
Moni on saanut kartasta lisää ryhtiä omaan tietosuojakeskusteluun. Tietosuoja on monipuolinen teema, ja meistä useimmille vielä aika uusi tuttavuus. Sitä on helppo katsoa turhan yksipuolisesti tai takertuen lillukanvarsiin. Kartta voi auttaa etenemään fiksussa järjestyksessä ja näkemään kokonaisuuden yhdellä vilkaisulla, joka Tietosuojamalli-työkalussa on jaoteltu moniin eri kohtiin.
Tutustu Tietosuojakarttaan Akatemiassa >>
Haluamme ehdottomasti kuulla, mitkä olisivat juuri niitä asioita, jotka auttaisivat teitä eniten tietosuojatyössänne. Tulemme kehittämään ominaisuuksia mm. tietosuojaviestintään, tietopyyntöjen käsittelyyn ja sopimusten hallintaan, mutta muitakin tärkeitä teemoja on paljon ja prioriteetteihin voi vaikuttaa. Kommentoidaksesi tai kysyäksesi mistä tahansa asiasta tarkemmin, tavoitat meidät chatissa työkalun "Käytön tuki" -kohdasta, perinteisesti sähköpostitse tai vaikkapa Twitteristä!
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
