Tietoturvan hallintajärjestelmän (ISMS) luominen on keskeinen vaihe organisaatioille, jotka haluavat hallita tietoturvaa järjestelmällisesti tai osoittaa noudattavansa standardeja (esim. ISO 27001) tai lainsäädännöllisiä vaatimuksia (esim. NIS2 tai DORA).

ISMS:n rakentamiseen on muutamia erilaisia lähestymistapoja. Jotkin organisaatiot käyttävät perinteisiä dokumenttipohjaisia lähestymistapoja, jotkut sovittavat olemassa olevia wikityyppisiä dokumentointityökalujaan, jotkut haluavat käyttää tähän tarkoitettuja ISMS-työkaluja, ja erityisesti suuremmat yritykset saattavat sisällyttää tietoturvan vaatimustenmukaisuuteen liittyviä näkökohtia osaksi GRC-järjestelmiään (”Governance, Risk and Compliance”).

Tässä artikkelissa vertailemme näitä eri menetelmiä ja autamme sinua ymmärtämään, mikä sopii parhaiten organisaatiosi turvallisuudenhallintatarpeisiin.

Mikä on ISMS?

Tietoturvan hallintajärjestelmä (ISMS) on rakenteellinen järjestelmä, joka auttaa organisaatioita hallitsemaan tietoturvaa tehokkaasti.

Tyypillisesti ISMS sisältää:

✅ Politiikat ja toimintaprosessit - Selkeästi määritellyt tietoturvakäytännöt ja -menetelmät, joilla varmistetaan säännösten ja vaatimusten noudattaminen.

✅ Tietoturvakontrollit - Toimenpiteet, joiden tarkoituksena on suojata assettien luottamuksellisuutta, eheyttä ja saatavuutta.

✅ Jatkuva parantaminen - Riskienhallinnan, auditointien ja johdon katselmusten kaltaiset käytännöt, joiden avulla organisaatiot voivat vahvistaa tietoturvaa ajan myötä.

Hyvin toteutettu ISMS varmistaa, että turvatoimet eivät ole vain tilapäisiä vastatoimia uhkiin, vaan ne on integroitu osaksi organisaation päivittäistä toimintaa. ISO 27001 on kansainvälisesti tunnetuin turvastandardi, jossa esitetään parhaat käytännöt ISMS:n rakentamista ja ylläpitoa varten.

ISMS ei koske vain teknologiaa, vaan se kattaa myös inhimilliset tekijät, liiketoimintaprosessit ja hallinnon, jotta voidaan luoda kattava tietoturvastrategia.

ISMS:n toteuttaminen auttaa organisaatioita:

• Tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä ennakoivasti.
  
• laatimaan tietoturvakäytäntöjä ja -valvontaa.
  
• osoittamaan tietoturvasäännösten noudattamisen.
  
• Parannetaan vastustuskykyä kyberuhkia vastaan.
  
• Edistää tietoturvatietoista yrityskulttuuria.
  

Koska ISMS:n täytäntöönpanomenetelmät voivat vaihdella huomattavasti, oikean lähestymistavan valinta on ratkaisevan tärkeää. Seuraavissa kappaleissa tarkastellaan erilaisia tapoja, joilla organisaatiot jäsentävät ja ylläpitävät ISMS-järjestelmäänsä, ja vertaillaan dokumenttipohjaisen ISMS-järjestelmän, wikien, erillisten ISMS-työkalujen ja GRC-järjestelmien etuja ja rajoitteita.

1. 📄 Wordin, Excelin ja PDF-tiedostojen käyttäminen (manuaalinen dokumenttipohjainen ISMS).

Perinteinen dokumenttipohjainen ISMS perustuu tuttuihin työkaluihin, kuten Word-, Excel- ja PDF-tiedostoihin, käytäntöjen, riskinarviointien ja vaatimustenmukaisuustietojen varastointiin. Vaikka tämä menetelmä on suoraviivainen ja kustannustehokas, sitä on nopeasti vaikea hallita ISMS:n kasvaessa. Ilman automaatiota tai rakenteellista seurantaa organisaatioiden on päivitettävä asiakirjoja manuaalisesti, seurattava muutoksia ja valvottava varsinaista täytäntöönpanoa. Perinteiset dokumentit eivät myöskään tue vaatimustenmukaisuuden vaatimusten ymmärtämistä tai edistyksen raportointia.

✅ Kuinka se toimii:

• Luo tietoturvakäytäntöjä Wordissa/Google Docsissa.
  
• Ylläpidä riskiarviointeja ja asset-rekistereitä Excelissä/Google Sheetsissä.
  
• Tallenna asiakirjat SharePointiin, Google Driveen tai paikallisille tiedostopalvelimille.
  
• Seuraa vaatimustenmukaisuuden edistymistä manuaalisesti.

Plussaa:

✔️ Edullinen, helppo aloittaa.

✔️ Ei tarvita erityisiä sovelluksia.

✔️ Räätälöitävissä yrityksen tarpeiden mukaan.

Miinusta:

❌ Ei ohjaa käyttäjiä vaatimustenmukaisuuden vaatimusten täyttämisessä.

❌ Aikaavievää ja vaikeasti hallittavissa laajassa mittakaavassa.

❌ Ei automaatiota - vaatii manuaalista seurantaa.

❌ Versionhallintaan liittyvien ongelmien riski.

Parhaiten soveltuu: Pienyritykset, joilla on vain vähäiset vaatimustenmukaisuustarpeet tai jotka ovat juuri aloittamassa ISMS-järjestelmän käyttöönottoa.

2. 📚 Nykyisten dokumentointityökalujen mukauttaminen (staattiset, tietopankin kaltaiset ISMS-järjestelmät).

Jotkut organisaatiot yrittävät käyttää olemassa olevia dokumentointityökaluja, kuten Notionia, Confluencea tai MediaWikiä, rakentaakseen mukautetun, kevytrakenteisen ISMS:n. Tämä lähestymistapa tarjoaa keskitetyn tietoturvatietopankin, jota on helppo etsiä ja päivittää, mutta se ei tarjoa mitään ohjeita vaatimusten täyttämiseen. Siitä puuttuvat myös työkalut toteutuksen seurantaan, sisäänrakennettu vaatimustenmukaisuuden seuranta ja riskien arvioinnin (tai muut jatkuvan parantamisen) työkalut, mikä edellyttää paljon manuaalista lisätyötä asianmukaisen tietoturvan hallinnan varmistamiseksi.

✅ Kuinka se toimii:

• Tallenna ISMS-asiakirjat, -käytännöt ja -menettelyt wiki-työkaluun (esim. Notion, Confluence, MediaWiki).
  
• Ylläpitää vuorovaikutteista tietopankkia työntekijöille.
  
• Linkitä riskit, kontrollit ja auditoinnit toisiinsa merkintä- ja hakutoimintojen avulla.
  
• Käytä mallipohjia riskirekistereihin, toimintatapoihin ja koulutusmateriaaleihin.

Plussaa:

✔️Keskitetty, haettavissa ja helppo päivittää.

✔️ Voidaan integroida työvaiheisiin ja ilmoitusjärjestelmiin.

✔️ Hyvä sisäiseen yhteistyöhön ja versionhallintaan.

Miinusta:

❌ Ei opasta käyttäjiä vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämisessä.

❌ Ei jäsenneltyä vaatimustenmukaisuuden seurantaa.

❌ Ei ole suunniteltu erityisesti ISMS-järjestelmää varten (tarvitaan manuaalista hallintakartoitusta).

❌ Ei sisäänrakennettuja riskinarviointityökaluja.

Parhaiten soveltuu: Tiimit, jotka suosivat yhteistoiminnallista dokumentointia ja jotka eivät tarvitse tukea kyberasioiden vaatimustenmukaisuuden täytäntöönpanossa.

3. 🛠 Erityisen ISMS- työkalun käyttäminen (automatisoitu ISMS- lähestymistapa).

Erityinen ISMS-työkalu on suunniteltu virtaviivaistamaan vaatimustenmukaisuutta opastamalla sinua vaatimustenmukaisuuden vaatimusten täyttämisessä ja automatisoimalla riskienhallintaa, valvonnan kartoitusta ja dokumentointia. Näissä työkaluissa on sisäänrakennettu tuki monille vaatimuksille, kuten ISO 27001, NIS2 ja GDPR, mikä helpottaa tietoturvavaatimusten tehokasta hallintaa. Vaikka ne ovat kalliimpia kuin manuaaliset lähestymistavat, ne vähentävät merkittävästi hallinnollisia kustannuksia ja parantavat auditointivalmiutta ja yleistä selkeyttä tietoturvatasosta.

✅ Kuinka se toimii:

• Valmiit vaatimuskehikot (esim. ISO 27001, NIS2, GDPR), jotka tarjoavat etuja monien vaatimusten noudattamisesta ja päällekkäisyyksien hallinnasta.
  
• Dokumenttipohjat käytäntöjä, auditointeja, resursseja ja kontrolleja varten.
  
• Automatisoitu riskinarviointi ja muu jatkuva parantaminen sekä vaatimustenmukaisuuden mittaristot.
  
• Reaaliaikainen raportointi ja vaatimustenmukaisuuden aukkojen seuranta.
  
• Yhteydet teknisiin tietoturvan työkaluihin (SIEM, haavoittuvuusskannerit, identiteetinhallinta jne.).

Plussaa:

✔️ Automatisoi vaatimustenmukaisuuden ja riskien seurantaa.

✔️ Sisäänrakennettu kontrollikartoitus ISO 27001, NIS2, SOC 2 jne. varten.

✔️ Vähentää auditointeihin ja sertifiointiin vaadittavaa työtä.

Miinusta:

❌ Kallista pienyrityksille.

❌ Oppimiskäyrä uusille käyttäjille.

Parhaiten soveltuu: Organisaatiot, jotka arvostavat ohjeistusta vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämisessä ja haluavat saavuttaa todistettavissa olevan tietoturvan (asiakkailleen, omalle johdolleen tai auditoijille).

4. 🔍 Sisällytetään kybervaatimusten noudattaminen GRC-järjestelmiin  (yritysriskien hallinnan lähestymistapa).

Suuremmat yritykset integroivat ISMS:nsä usein osaksi laajempia hallinto-, riski- ja vaatimustenmukaisuusjärjestelmiä (GRC). Nämä järjestelmät tarjoavat kehittynyttä riskianalytiikkaa, työnkulkuja ja mittareita sekä mahdollisuuden integroida ne muihin tietoturvatyökaluihin. Vaikka GRC-alustat ovat tehokkaita, ne ovat tyypillisesti monimutkaisia ja kalliita, ja ne soveltuvat parhaiten organisaatioille, joilla on jo valmiita riskienhallinnan ohjelmia.

✅ Kuinka se toimii:

• Keskitetty riskien ja vaatimustenmukaisuuden hallinta.
  
• Automatisoidut työnkulut riskien käsittelyä ja häiriöihin vastaamista varten.
  
• Integrointi yrityksen IT- ja tietoturvatyökalujen kanssa .

Plussaa:

✔️ Ihanteellinen suurille yrityksille, joilla on monimutkaisia vaatimustenmukaisuustarpeita ja paljon käytettävissä olevia asiantuntijoita.

✔️ Kehittynyt riskianalyysi ja raportointi.

Miinusta:

❌ Kallis ja vaatii huomattavia asennustöitä.

❌ Ylilyönti pienille yrityksille.

Parhaiten soveltuu: Suuret yritykset, joilla on jo käytössä vahvat riskienhallintaohjelmat.

Loppuajatukset

Oikean menetelmän valitseminen ISMS:n toteuttamiseksi riippuu organisaatiosi koosta, monimutkaisuudesta ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksista. Pienemmät yritykset saattavat aloittaa dokumenttipohjaisilla tai wikityyppisillä lähestymistavoilla ja siirtyä käyttämään erityisiä ISMS-työkaluja havaittuaan selviä kipupisteitä. Yritykset, joilla on laajoja lainsäädännöllisiä velvoitteita, saattavat pitää GRC-alustoja välttämättöminä kyberturvallisuuden hallitsemiseksi laajassa mittakaavassa.