Jatkuvuussuunnitelmat

Joskus yllättävä tapahtuma, kuten tulipalo, tulva tai laiterikko, voi aiheuttaa toiminnan keskeytyksen. Jotta toimintaa pystyttäisiin jatkamaan mahdollisimman pian ja sujuvasti, tehdään jatkuvuussuunnittelua, eli suunnitellaan etukäteen toiminta poikkeustilanteiden varalle.

Jokaiseen jatkuvuussuunnitelmaan sisältyvät vähintään seuraavat tiedot:

• Tapahtuma, jonka varalle suunnitelma on tehty
• Tavoiteaika palautumiselle
• Vastuuhenkilöt sekä liittyvät sidosryhmät ja yhteystiedot
• Suunnitellut välittömät toimet
• Suunnitellut toipumisen askeleet

Organisaatio on määritellyt toimintatavat viestiäkseen tehokkaasti sidosryhmien ja muiden osallistujien jatkuvuussuunnitelmien ja selviytymismenettelyjen aikana.

Jatkuvuussuunnitelmiin liittyvien viestintäsuunnitelmien on sisällettävä:

• Vastuuhenkilöt, liittyvät sidosryhmät ja muut tarvittavat yhteystiedot
• Selkeät kriteerit tilanteelle, jossa jatkuvuusviestintää aletaan toteuttaa
• Selkeä kuvaus jatkuvuusviestintää kussakin tilanteessa toteuttavasta henkilöstö sekä vastaanottajista, joille viestintää lähetetään
• Viittaukset käytettäviin viestipohjiin sekä käytettäviin työkaluihin liittyen

Organisaation on ylläpidettävä ylätason strategiaa jatkuvuussuunnittelulle. Strategian on sisällettävä vähintään:

• Ohjenuorat jatkuvuussuunnittelun aikatavoitteiden sekä jatkuvuussuunnitelmia vaativien tapahtumien määrittämiselle
• Johdon sitoumus jatkuvuussuunnitteluun ja sen parantamiseen
• Kuvaus organisaation riskinottohalukkuudesta

Strategian laatimiseksi voi olla tarpeen hyödyntää yleisiä hyviä käytäntöjä esim. ISO 22300 -standardeista.