The entity implements a process for receiving, addressing, resolving, and communicating the resolution of inquiries, complaints, and disputes from data subjects and others and periodically monitors compliance to meet the entity’s objectives related to privacy. Corrections and other necessary actions related to identified deficiencies are made or taken in a timely manner.
Points of focus:
- Communicates to Data Subjects
- Addresses Inquiries, Complaints, and Disputes
- Documents and Communicates Dispute Resolution and Recourse
- Documents and Reports Compliance Review Results
- Documents and Reports Instances of Noncompliance
- Performs Ongoing Monitoring
Tietoturvan hallintajärjestelmän näkökulmasta poikkeamat ovat tilanteita, joissa:
Systemaattisessa tietoturvatyössä kaikki havaitut poikkeamat on dokumentoitava. Poikkeaman käsittelemiseksi organisaation on määritettävä ja toteutettava parannukset, joilla poikkeama korjataan.
Organisaation on määriteltävä, miten tehdään säännöllistä henkilötietojen käytön seurantaa (esim. tietoja voivat katsella ja käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt) ja miten toimitaan, jos väärinkäytöksiä ilmenee.
Organisaatio on luonut ja viestinyt rekisteröidyille prosessin, jonka kautta he voivat ilmoittaa tietosuojaan liittyvistä kysymyksistä, valituksista tai kiista-asioista.
Organisaatiolla on toimintasäännöt tähän kanavaan saapuvien asioiden käsittelyyn, ratkaisemiseen sekä viestintään. Esille nousevat validit asiat voidaan käsitellä esimerkiksi yleisen poikkeamien hallintaprosessin kautta.
Tietosuojan vastuuhenkilön tehtävänä on seurata, että tietosuoja-asetusta ja muita tietosuojavaatimuksia noudatetaan organisaation toiminnassa.
Vastuuhenkilön on arviointia tehdessään otettava asianmukaisesti huomioon käsittelytoimiin liittyvä riski sekä henkilötietojen käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset.
Organisaatiossa suoritetaan säännöllisesti tietosuoja-auditointia. Auditoinnin avulla tunnistetaan esimerkiksi henkilötietojen käsittelyprosesseihin sekä henkilötietojen käsittelijöihin liittyviä puutteita ja kehitystarpeita.
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
