The entity obtains commitments from vendors and other third parties with access to personal information to notify the entity in the event of actual or suspected unauthorized disclosures of personal information. Such notifications are reported to appropriate personnel and acted on in accordance with established incident response procedures to meet the entity’s objectives related to privacy.
Points of focus:
- Remediates Misuse of Personal Information by a Third Party
- Reports Actual or Suspected Unauthorized Disclosures
Organisaation on dokumentoitava kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset sekä niiden vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet riippumatta siitä, mitä toimenpiteitä tietoturvaloukkauksesta lopulta seuraa.
Dokumentointivelvollisuuden tai ilmoituksen tekemisen laiminlyöminen on tietosuoja-asetuksen vastaista. Se voi johtaa tietosuoja-asetuksessa määritettyihin seuraamuksiin.
Henkikötietojen käsittelijät (esim. tietojärjestelmien toimittajat, muut henkilötietojen käsittelijät) sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset on kartoitettu. Dokumentaatio sisältää mm.:
Organisaation on määriteltävä toimintatavat, joita noudattaen tiedotetaan toimitusketjun tietoturvaloukkauksista. Prosessin on huomioitava kaikenlaiset omat roolit toimitusketjussa, olimmepa itse lopputuotteen tilaaja tai yksi ketjuun kuuluva toimittaja.
Toimintatapojen on huomioitava kumppanien sekä asiakkaiden kanssa tehdyt sopimukset ja niihin sisältyvät sitoumukset molempien osapuolten velvollisuuksista loukkauksien ilmoittamiseen liittyen.
Käsittelysopimuksella sidotaan henkilötietoja käsittelevän kumppaniin tekemisiä. Etenkin tärkeiden kumppanien kanssa käsittelysopimuksen sisältöä on syytä analysoida tarkemmin, josta dokumentoidaan oma arvioinsa. Tärkeät kumppanit voivat olla meihin nähden joko henkilötietojen käsittelijöitä tai rekisterinpitäjiä.
Meille voi olla tärkeää esimerkiksi vastuuttaa tärkeää kumppania huolehtimaan salassapitovelvollisuuden varmistamisesta henkilöstölleen sekä rajoittaa toisten henkilötietojen käsittelijöiden (alihankinnan) käyttöä tietoihimme liittyen.
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
