The entity discontinues logical and physical protections over physical assets only after the ability to read or recover data and software from those assets has been diminished and is no longer required to meet the entity’s objectives.
Points of focus:
- Identifies Data and Software for Disposal
- Removes Data and Software From Entity Control
Organisaatiomme on määritellyt toimintatavat, joiden avulla koordinoidaan työsuhteen päättymishetkellä mm.:
Etenkin kun paikallista tai rakenteetonta tietoa on toiminnan luonteen vuoksi tarpeen käsitellä paljon, voi olla tarpeen kehittää koulutusta, joka kuvaa näihin liittyiviä riskejä henkilöstölle.
Paikallisen ja rakenteettoman tiedon yleisiä ongelmia ovat mm.:
Tiedoille, joiden et haluat häviävän, joiden käyttöä haluat valvoa tai jotka on tärkeä löytää jatkossa, henkilöstön pitäisi käyttää niihin suunniteltuja järjestelmiä.
Säilytyksen rajoittaminen on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Mikäli tietoaineiston säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä tulee huomioida esimerkiksi:
Kuvaa oma prosessinne säilytysaikojen oikeellisuuden arvioimiseen.
Tarpeettomat tietovälineet olisi hävitettävä turvallisella, toimialalla yleisesti hyväksytyllä, tavalla (esimerkiksi polttamalla, silppuamalla tai pyyhkimällä) muodollisten menettelyjen mukaisesti. Turvallista hävittämistä edellyttävät tietovälineet on merkitty selkeästi.
Prosessin mukaisesti hävitettyjen tietojen ei tule olla palautettavissa edes rikosteknisin keinoin.
Turvallista hävittämistä edellyttävien tietovälineiden tunnistamiseen ja merkitseen on olemassa sovitut menettelyt.
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
