Perustason tietoturvakäytännöt ja henkilöstön vastuu

Organisaatiomme on määritellyt toimintatavat henkilöstön digiturvaosaamisen ylläpitämiseen. Näihin voi liittyä mm. seuraavia asioita:

• henkilöstölle on olemassa ohjeet, joilla kuvataan työrooliin liittyvät digiturvan yleiset säännöt
• henkilöstöä koulutetaan, jotta he pystyvät toimimaan turvallisesti, tietävät ohjeet ja kykenevät noudattamaan niitä
• henkilöstö osoittaa testien tai muun vastaavan avulla omaavansa turvallisen toiminnan vaatimat digiturvataidot ja -tiedot

Koulutus keskittyy kullekin työroolille oleellisimpiin digiturvateemoihin, mutta sisältää tarpeeksi usein myös kaikkia työntekijöitä koskevat "perusasiat":

• työntekijän henkilökohtainen vastuu (mm. päätelaitteista ja käsittelemästään tiedosta)
• kaikkia koskevat käytännöt (mm. tietoturvahäiriöiden raportointi)
• kaikkia koskevat säännöt (mm. puhdas työpöytä)
• organisaation tietoturvaroolit (keneen yhteyttä ongelmatilanteissa)

Henkilöstöllä on oltava tietoturvaohjeet, joissa on käsiteltävä mm. seuraavia aiheita:

• mobiilaitteiden käyttö ja päivitykset
• tiedon tallentaminen ja varmuuskopiointi
• tietosuoja
• sähköpostin käyttö
• tulosteiden, papereiden ja tiedostojen käsittely
• häiriöistä ilmoittaminen
• huijausten estäminen

Tietoturvaohjeistusta tarkennetaan työntekijän työtehtävään liittyen. Organisaatio on määritellyt yksiköt ja roolit, jotka vaativat erillistä ohjeistusta, ja muodostaa näille omia tarkennettuja tietoturvaohjeitaan.

Esimerkkejä omaa ohjeistusta vaativista yksiköistä ovat mm. asiakaspalvelu, IT ja HR. Esimerkkejä omaa ohjeistusta vaativista työrooleista puolestaan järjestelmän pääkäyttäjä sekä etätyön tekijä.

Organisaation henkilöstölleen järjestämistä digiturvakoulutuksista pidetään lokia. Lokin avulla voidaan osoittaa, millaisia täsmäpanostuksia organisaatio on tehnyt henkilöstön digiturvaosaamisen eteen.

Jokaisesta koulutuksesta voidaan kirjata ylös esimerkiksi:

• ajankohta
• koulutuksen aihepiirit ja kesto
• koulutuksen toteutustapa ja kouluttaja
• koulutukseen osallistuneet henkilöt

Mikäli henkilöstöllä on ristiriitaisia tavoitteita tietoturvaohjeiden kanssa, he eivät todennäköisesti noudata ohjeita.

Organisaatio pyrkii aktiivisesti löytämään huonosti toimivat ohjeet ja muokkaamaan joko ohjetta, työkaluja tai henkilöstön prioriteetteja, jotta ohjeita noudatetaan.

Työntekijät ovat ennen pääsyoikeuksien myötämistä luottamukselliseen tietoon tai tietojärjestelmiin:

• saaneet asianmukaisen opastuksen tietoturvavastuistaan (mm. ilmoitusvastuu ja vastuu omista päätelaitteista)
• saaneet asianmukaisen opastuksen omaan työrooliinsa liittyvistä tietoturvarooleistaan (mm. omaan työrooliin liittyvät digiturvasäännöt sekä tietojärjestelmät ja niiden hyväksyttävä käyttö)
• saaneet tiedot digiturvan yhteyshenkilöistä, joilta voi kysyä lisää

Organisaation täytyy muistuttaa työntekijöitä rooleistaan ja tietoturvavastuistaan. Muistuttamalla vahvistetaan henkilöstön tietoturvatietoisuutta, turvallisia toimintatapoja sekä heidän työrooliinsa liittyvien ohjeistusten sekä lakisääteisten vaatimusten noudattamista.