Tiedonhallintayksikön on muodostettava viranomaisen käsiteltäväksi otetun tai annetun asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään.
Viranomaisen on rekisteröitävä asialle ainakin seuraavat yksilöintitiedot:
1) tiedonhallintayksikön yritys- ja yhteisötunnus;
2) viranomaisen yksilöivä tieto;
3) toimintaprosessin yksilöivä tieto;
4) asian vireilletuloajankohta.
Viranomaiselle saapuneesta asiakirjasta rekisteröidään ainakin:
1) asiakirjan yksilöivä tieto;
2) asiakirjan saapumistapa;
3) asiakirjan lähettäjä tai asiamies.
Viranomaisen laatimista asiakirjoista rekisteröidään ainakin:
1) asiakirjan yksilöivä tieto;
2) asiakirjan laatija;
3) laatimisajankohta;
4) asiakirjan lähettämisajankohta ja lähettämistapa.
Asiarekisteriin rekisteröidään lisäksi asiasta ainakin:
1) asian vireillepanija ja tarvittaessa muut asianosaiset;
2) asian käsittelyn tila;
3) viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain;
4) viranomaisen tekemän asiankäsittelyn päättävän ratkaisun ajankohta;
5) tarvittaessa viranomaisen lähettämien asiakirjojen tiedoksiantotapa.
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä asiarekisteriä. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.
Viranomaiselle saapuneet asiat on rekisteröitävä viipymättä asiarekisteriin. Rekisteristä on käytävä ilmi asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään, asiakirjan saapumisajankohta sekä tiedonhallintalain 26 §:ssä säädetyt tiedot.
Tiedonhallintayksikön on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
