Tietojärjestelmien asianmukaisen käytön kannalta tarpeelliset käyttöohjeet

Organisaatiomme on määritellyt toimintatavat henkilöstön digiturvaosaamisen ylläpitämiseen. Näihin voi liittyä mm. seuraavia asioita:

• henkilöstölle on olemassa ohjeet, joilla kuvataan työrooliin liittyvät digiturvan yleiset säännöt
• henkilöstöä koulutetaan, jotta he pystyvät toimimaan turvallisesti, tietävät ohjeet ja kykenevät noudattamaan niitä
• henkilöstö osoittaa testien tai muun vastaavan avulla omaavansa turvallisen toiminnan vaatimat digiturvataidot ja -tiedot

Koulutus keskittyy kullekin työroolille oleellisimpiin digiturvateemoihin, mutta sisältää tarpeeksi usein myös kaikkia työntekijöitä koskevat "perusasiat":

• työntekijän henkilökohtainen vastuu (mm. päätelaitteista ja käsittelemästään tiedosta)
• kaikkia koskevat käytännöt (mm. tietoturvahäiriöiden raportointi)
• kaikkia koskevat säännöt (mm. puhdas työpöytä)
• organisaation tietoturvaroolit (keneen yhteyttä ongelmatilanteissa)

Henkilöstöllä on oltava tietoturvaohjeet, joissa on käsiteltävä mm. seuraavia aiheita:

• mobiilaitteiden käyttö ja päivitykset
• tiedon tallentaminen ja varmuuskopiointi
• tietosuoja
• sähköpostin käyttö
• tulosteiden, papereiden ja tiedostojen käsittely
• häiriöistä ilmoittaminen
• huijausten estäminen

Omavalvontasuunnitelmassa on selvitettävä, miten on varmistettu, että tietojärjestelmän käyttäjällä on saatavilla tarpeelliset käyttöohjeet vähintään sillä kielellä, jonka osaaminen on vähimmäisvaatimus työtehtävässä toimimiselle.

Lisäksi omavalvontasuunnitelmassa kuvataan, millaisia tukipalveluja on saatavissa järjestelmien käytön tueksi ja kuinka käyttäjät saavuttavat nämä tukipalvelut.

Kirjalliset ohjeet asiakas- ja potilastietojen käsittelystä tulee olla annettu ja niiden jakelukanavat selvitetty niitä käsitteleville työntekijöille.

Ohjeistuksissa käsitellään vähintään seuraavia teemoja:

• Asiakas- ja potilastietojärjestelmien turvallinen käyttö
• Asiakas- ja potilastietojen turvallinen käsittely
• Salassapito
• Tietojen oikeaoppinen luovuttaminen
• Käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö

Tietoturvaohjeistusta tarkennetaan työntekijän työtehtävään liittyen. Organisaatio on määritellyt yksiköt ja roolit, jotka vaativat erillistä ohjeistusta, ja muodostaa näille omia tarkennettuja tietoturvaohjeitaan.

Esimerkkejä omaa ohjeistusta vaativista yksiköistä ovat mm. asiakaspalvelu, IT ja HR. Esimerkkejä omaa ohjeistusta vaativista työrooleista puolestaan järjestelmän pääkäyttäjä sekä etätyön tekijä.

On oltava kuvattuna toimintamalli, miten tietojärjestelmien käyttöohjeiden päivittäminen ja jakelu toteutetaan ohjelmistojen versiopäivitysten sekä muiden muutosten yhteydessä.

Palvelujen antajan on huolehdittava siitä, että henkilöstö hallitsee Kanta-palvelujen käyttöön liittyvät toimintamallit ja periaatteet sekä tietää väärinkäytösten seuraamukset.

Organisaation on suunniteltava, kuinka Kanta-palveluiden käyttö on otettu huomioon henkilöstön ohjeistuksissa sekä koulutuksissa.

Yleisissä häiriötilanteiden toimintaohjeissa on otettava huomioon Kanta-palvelut. Esimerkiksi vastuutahot häiriötilanteiden ilmoittamisesta myös Kanta-palveluiden tekniseen tukeen on oltava todennettavissa. Palvelujen antajan on lisäksi ilmoitettava Kelalle sen antamien ohjeiden mukaisesti muutoksista sen käyttämissä tietojärjestelmäversiossa.