Objective: Non-disclosure agreements provide legal protection of an organization’s information particularly where information is exchanged beyond the boundaries of the organization.
Requirements (must): "+ The non-disclosure requirements are determined and fulfilled.
+ Requirements and procedures for applying non-disclosure agreements are known to all persons passing on information in need of protection.
+ Valid non-disclosure agreements are concluded prior to forwarding sensitive information.
+ The requirements and procedures for the use of non-disclosure agreements and the handling of information requiring protection are reviewed at regular intervals."
Requirements (should): Non-disclosure agreement templates are available and checked for legal applicability.
Non-disclosure agreements include the following information:
- the persons/organizations involved,
- the type of information covered by the agreement,
- the subject of the agreement,
- the validity period of the agreement,
- the responsibilities of the obliged party.
Non-disclosure agreements include provisions for the handling of sensitive information beyond the contractual relationship.
Options of demonstrating compliance with specifications (e.g. review by an independent third party or audit rights) are defined.
A process for monitoring the validity period of temporary non-disclosure agreements and initiating their extension in due time is defined and implemented.
Kaikkien luottamuksellisia tietoja käsittelevien työntekijöiden olisi allekirjoitettava salassapito- tai vaitiolositoumus ennen luottamuksellisen tiedon käsittelyä.
Salassapitositoumuksen tulisi sisältää mm.:
Salassapitosopimuksien edellytyksiä ja tarpeita tarkistellaan ja päivitetään säännöllisin väliajoin.
Henkikötietojen käsittelijät (esim. tietojärjestelmien toimittajat, muut henkilötietojen käsittelijät) sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät sopimukset on kartoitettu. Dokumentaatio sisältää mm.:
Salassapito- ja vaitiolositoumuksia koskevia vaatimuksia katselmoidaan säännöllisin aikavälein ja aina silloin, kun tapahtuu näihin vaatimuksiin vaikuttavia muutoksia.
Organisaation luottamuksellisuus- tai salassapitosopimukset jatkuvat työsopimuksen tai toimeksiannon jälkeenkin.
Organisaatio on myös määritellyt menettelyn, jolla käsitellään henkilöstön velvollisuusrikkomuksia.
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
