Viranomaisen on dokumentoitava tässä luvussa säädettyjen velvollisuuksien toteuttamisesta vastuussa olevien henkilöiden tehtäväjako.
Viranomaisen on varmistettava, että automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt dokumentoidaan riittävän selkeästi ja kattavasti niin, että niiden lainmukaisuus voidaan osoittaa. Erityisesti käsittelysäännöistä on käytävä ilmi:
1) miten ratkaisumenettelyn syrjimättömyys varmistetaan;
2) miten asia selvitetään riittävästi ja asianmukaisesti, mukaan lukien kuuleminen;
3) miten ratkaisu perustellaan tai miksi se voidaan jättää perustelematta.
Viranomaisen on merkittävä dokumentaation muodostaviin asiakirjoihin hyväksymispäivämäärä sekä asiakirjan hyväksyjä, jonka tehtävänä on tarkastaa asiakirjan sisällön lainmukaisuus. Viranomaisen on säilytettävä hyväksytyt asiakirjat vähintään viisi vuotta automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.
Viranomaisen on varmistettava, että vähintään viiden vuoden ajan asian ratkaisemisesta voidaan osoittaa, millä käsittelysäännöillä yksittäinen asia on ratkaistu automaattisesti ja missä vaiheissa luonnollinen henkilö on osallistunut asian käsittelyyn.
Laadi viranomaisen tehtäväkuvaukset ja vastuunjako dokumentoitaviksi ottaen huomioon seuraavat vaatimukset:
Lisäksi huolehdi siitä, että nämä tiedot säilytetään vähintään viiden vuoden ajan ja että asioiden käsittely säännöt ovat riittävän selkeät ja kattavat.
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
