Tallenteiden suojaaminen

Organisaation on ylläpidettävä listaa sen hallinnoimiin tietovarantoihin sisältyvistä tietoaineistoista.

Dokumentaation on sisällettävä vähintään seuraavat tiedot:

• Aineiston käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät ja muut keinot
• Keskeiset tietoryhmät aineistossa (ja sisältääkö henkilötietoja)
• Tietojen säilytysaika (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Tarvittaessa tieto aineistojen arkistoinnista / hävittämisestä (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)

Tietoaineistojen omistajat (tai liittyvän tieto-omaisuuden, kuten tietovarannon tai tietojärjestelmän) omistajat vastaavat tietoaineistojen luokitteluista ja luokittelun vastaavuudesta tietoluokkien määritelmiin.

Omistaja päivittää tietoluokittelua omaisuuden elinkaaren aikana sen arvon, arkaluonteisuuden ja kriittisyyden vaihtelun mukaisesti.

Säilytyksen rajoittaminen on yksi henkilötietojen käsittelyn periaatteista. Mikäli tietoaineiston säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä tulee huomioida esimerkiksi:

• tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus
• luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen
• sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus
• vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat
• rikosoikeudelliset vanhentumisajat

Kuvaa oma prosessinne säilytysaikojen oikeellisuuden arvioimiseen.

Jokaiselle tietoaineistolle nimetään omistaja. Omistaja on vastuussa tieto-omaisuuden elinkaaresta ja vastaa kyseiseen omaisuuteen liittyvien hallintatehtävien toteuttamisesta.

Omistajan tehtäviin kuuluu mm.:

• varmistaa omaisuuden dokumentointi
• varmistaa omaisuuden asianmukainen suojaus
• pääsyoikeuksien säännöllinen katselmointi
• varmistaa tietojen asianmukainen käsittely, myös tietoja tuhottaessa

Omistaja voi delegoida osan tehtävistä eteenpäin, mutta vastuu säilyy omistajalla.

Data Loss Prevention (DLP) -käytäntöjen avulla voidaan suojata arkaluonteisia tietoja vahingossa tapahtuvalta tai tahalliselta paljastamiselta. Käytännöt voivat hälyttää esimerkiksi havaitessaan arkaluonteista tietoa (esim. henkilötunnuksia tai luottokorttinumeroita) sähköpostissa tai muussa tietojärjestelmässä, jonne ne eivät kuuluisi.

Organisaatio määrittelee päätelaitteisiin liittyvät DLP-käytännöt riskilähtöisesti, huomioiden käsiteltyjen tietoaineistojen tietoluokittelun.

DLP-järjestelmällä pyritään estämään sensitiivisten tietojen häviämistä tai vuotamista. Järjestelmän avulla voidaan estää ei-haluttuja toimia valvomalla, havaitsemalla ja estämällä sensitiivisen datan käsittely ilman haluttujen ehtojen täyttymistä. Estämistä voidaan tehdä käytön aikana (in-use, päätelaitteiden toimenpiteet), liikkeessä (in-transit, verkkoliikenne) tai tallennuspaikoissa (at-rest).