Joskus yllättävä tapahtuma, kuten tulipalo, tulva tai laiterikko, voi aiheuttaa toiminnan keskeytyksen. Jotta toimintaa pystyttäisiin jatkamaan mahdollisimman pian ja sujuvasti, tehdään jatkuvuussuunnittelua, eli suunnitellaan etukäteen toiminta poikkeustilanteiden varalle.
Jokaiseen jatkuvuussuunnitelmaan sisältyvät vähintään seuraavat tiedot:
Organisaation on huomioitava katastrofeista palautuminen jatkuvuussuunnitelmissaan. Suunnittelulle relevantteja katastrofeja ovat sekä luonnonkatastrofit (mm. tulva, maanjäristys, hurrikaani) että ihmislähtöiset katastrofit (mm. terrori-isku, kemiallinen isku, sisäpiirihyökkäys).
Katastrofisuunnittelussa on jatkuvuussuunnittelua suurempi painoarvo toiminnan turvallisessa palauttamisessa normaalille tasolle. Tämän jälkeen fokus siirtyy normaalin toiminnan jatkamiseen.
Jatkuvuussuunnitelmia tulee päivittää vähintään vuosittain tai merkittävien muutosten jälkeen.
Organisaatiolla on selkeä prosessi, jonka mukaisesti se tunnistaa toimintansa kannalta kaikkein kriittisimmät toiminnot (esim. asiakkaille tarjottavat palvelut), joihin kohdistuvat jatkuvuusvaatimukset ovat kaikkein korkeimmat.
Näiden toimintojen kannalta välttämättömät tietojenkäsittely-ympäristön kohteet (kuten tietojärjestelmät, tietovarannot, toimintaprosessit, kumppanit, yksiköt, laitteisto) luokitellaan kriittisiksi.
Kriittiset toiminnot huomioidaan korkeimmalla prioriteetilla mm. jatkuvuussuunnittelussa ja niihin voidaan muutenkin kohdistaa tiukempia turvallisuusvaatimuksia, kuin ympäristön muihin kohteisiin.
Organisaatio on tunnistanut toimintansa jatkuvuuden kannalta kriittiset työtehtävät. Kriittisten tehtävien jatkamiseksi on suunniteltu ja valmisteltu erityistilanteiden vaihtoehtoiset toimintatavat ja henkilöstön saatavuus ja varajärjestelyt.
Jatkuussuunnitelmien toteuttamista varten on nimetty suunnitelmien omistajat, heille varahenkilöt sekä tarkennettu suunnitelman toteuttamiseen tarvittavat muut henkilöt. Lisäksi heidän kykynsä hoitaa tehtävät normaalitilanteissa on varmistettu.
Relevantit henkilöt tuntevat omaan toimintaan liittyvät jatkuvuussuunnitelmat sekä niiden tarkemmat sisällöt riittävän tarkasti ja osaavat toimia niiden mukaisesti.
Organisaation tulee luoda kattava kriisinhallintajärjestelmä ja ylläpidettävä sitä. Tähän kuuluu menetelmien käyttöönotto mahdollisten kriisitilanteiden havaitsemiseksi tunnistamalla yleiset indikaattorit ja erityiset ennakoitavat kriisit sekä selkeät menettelyt kriisinhallinnan käynnistämiseksi ja eskaloimiseksi tarvittaessa. On määriteltävä strategiset tavoitteet ja painopisteet, joissa keskitytään esimerkiksi eettisiin näkökohtiin:
kriisinhallintaryhmän muodostus, johon kuuluu edustajia kaikista tärkeimmistä organisaation toiminnoista ja jossa on määritellyt rakenteet, roolit, toimivaltuudet, odotukset, valtuudet ja päätöksentekomenettelyt.
On kehitettävä ja hyväksyttävä kriisinhallintapolitiikat ja -menettelyt, jotka kattavat poikkeukselliset valtuudet ja päätöksentekoprosessit, viestintämenetelmät, hätätilanteiden toimintamenettelyt sekä raportoinnin, tiedonkeruun ja päätöksenteon organisaatiorakenteet.
Koko kriisinhallintasuunnitelmaa olisi tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti, jotta varmistetaan sen jatkuva tehokkuus ja asianmukaisuus.