Hyvässä tietosuojassa on kyse mm. järjestelmällisestä asioiden läpikäynnistä, hyvästä dokumentoinnista ja tämän teeman näkemisestä tärkeänä kokonaisuutena organisaation toimintaa, johon tarvitaan osallistumista ja näkemystä eri yksiköistä.
Siirtymäaika EU:n uuteen tietosuoja-asetukseen (GDPR) päättyy toukokuussa 2018. GDPR antaa ihmisille lisää oikeuksia omiin henkilötietoihinsa ja yhdenmukaistaa henkilötietoja säätelevän lainsäädännön koko unionin alueella. Organisaatioiden pitäisi varmistaa, että oma henkilötietojen käsittely on vaatimusten mukaista ennen aikarajaa. Tätä kannustetaan myös aiempaa tiukemmalla sanktioinnilla.
Tietosuojan parissa toistaiseksi palvelutarjonta on ollut pääosin kahdenlaista - koulutusta ja konsultointia. Hankalaa tässä asiassa on yleensä liikkeellelähteminen. Minkä askelien kautta varmistamme, että saamme asiat kuntoon? Me haluamme tarjota matalan kynnyksen vaihtoehdon, joka antaa organisaatiolle selkeät askeleet, joiden kautta tämä tärkeä teema saadaan itse haltuun. Palvelumme nimi on Tietosuojamalli.fi.
Yksi GDPR:n suurimmista uudistuksista on rekisterinpitäjien vastuulle putoava osoitusvelvollisuus. Aiemmin siis viranomaisen piti pystyä osoittamaan, että organisaatio tekee jotain väärin. Nyt organisaation pitää pystyä osoittamaan, miten he varmistavat asetuksen mukaisen toiminnan.
Tämä vaatimus edellyttää usein aiempaa tarkempaa dokumentointia ja fiksummin mietittyjä käytäntöjä tietosuojan pariin. Tietosuojamalli pyrkii auttamaan organisaatioita mm. seuraavin tavoin.
GDPR antaa listan vaatimuksia, jotka pitää huolehtia kuntoon jokaisen henkilötietorekisterin suhteen.
Tietosuojamallin kautta suosittelemme rekisterikohtaista lähestymistä, jossa ensin listataan omassa hallussa olevat rekisterit, ja lähdetään työstämään jokaisen suhteen asioita tehtävä kerrallaan. Tarjoamme tähän valmiin työlistapohjan.
Tietyt tietosuojan avianasiat kannattaa dokumentoidaan Tietosuojamallissa omaan laariinsa ja linkitetään täältä rekistereihin.
Näin syntyy kokonaiskuvaa esimerkiksi tallentamienne henkilötietoryhmien määristä, käyttämienne henkilötietojen käsittelijöiden lukumääristä, ja niin edelleen.
Kun omia käytäntöjä on saatu dokumentoitua, GDPR-itsearvion avulla voi testata niiden riittävyyttä GDPR-asetuksen näkökulmasta.
Olemme paloitelleet selkeisiin paloihin ja muodostaneet asetuksen pohjalta ymmärrettäviä kysymyksiä, joihin Tietosuojamallin dokumentaation avulla pitäisi pystyä vastaamaan.
Itsearvion avulla voitte löytää tarvittavat parannustehtävät, vastuuttaa ne ja aikatauluttaa ne.
Tietosuojamallin työpöydältä näet kokonaiskuvan - mitä tietosuojatyölle kuuluu?
Tarjoamme myös selkeän etenemissuunnitelman, joka antaa ymmärrettävät ja yksityiskohtaiset stepit siihen, miten tietosuojatyötä kannattaa lähteä edistämään. Sovella tätä luovemmin tai tiukemmin - se on oma valintasi.
Halutko tietää itse lisää tai varmistaa, että teillä on asiat tietosuojan suhteen kunnossa?
Ota meihin yhteyttä tai vinkkaa tietosuojavastaavallenne, niin katsotaan asiaa yhdessä eteenpäin.
Mukavaa alkavaa kesää!Agendium-tiimi
Paranna osaamistasi viikoittaisten webinaarien, videokurssien, artikkeleiden ja blogien avulla.
