Fyysisten tilojen, laitteiden ja tulosteiden turvallisuus

Sensitiivistä tietoa sisältävät paperit olisi tuhottava sovitusti, esimerkiksi käyttäen katkaisusilppuria tai polttamalla.

Etenkin kun paikallista tai rakenteetonta tietoa on toiminnan luonteen vuoksi tarpeen käsitellä paljon, voi olla tarpeen kehittää koulutusta, joka kuvaa näihin liittyiviä riskejä henkilöstölle.

Paikallisen ja rakenteettoman tiedon yleisiä ongelmia ovat mm.:

• ei varmuuskopiointia
• ei pääsynhallintaa
• vaikea löydettävyys

Tiedoille, joiden et haluat häviävän, joiden käyttöä haluat valvoa tai jotka on tärkeä löytää jatkossa, henkilöstön pitäisi käyttää niihin suunniteltuja järjestelmiä.

Mobiililaitteiden varkautta tai katoamista varten on laadittu menettelytavat.

Käyttäjää voidaan velvoittaa:

• vaihtamaan verkon käyttötunnukset
• ilmoittamaan IT-osastolle tilanteesta (ja tarvittaessa poliisille tai mobiililiittymän tarjoajalle)
• vaihtamaan muita tarvittavia käyttötunnuksia, jotka ovat voineet vaarantua

Organisaation prosessiin laitteen kadotessa voi sisältyä mm. laitteen tyhjentäminen (vähintään organisaation sisällön) etänä.

Organisaation turva-alueille ei pääse huomaamatta, vaan tilat on suojattu asianmukaisella kulunvalvonnalla. Vain luvan saaneet henkilöt pääsevät turva-alueille.

Kannettavat tietokoneet on suojattu full-disk -salauksella.

Etätyötä tekevälle henkilöstölle on luotu omat toimintaohjeet, joiden noudattamista seurataan. Lisäksi henkilöstölle järjestetään säännöllisesti koulutusta, jossa selvitetään mobiililaitteiden käytöstä ja etätyöstä aiheutuvia uhkia tietoturvallisuudelle ja kerrataan toimintaohjeita.

Mobiililaitteiden käyttöä varten on luotu omat ohjeistukset henkilöstölle. Ohjeissa käsitellään:

• rajoituksia ohjelmistojen asentamiselle sekä eri palvelujen käyttämiselle organisaation laitteilla
• toimintatapoja uusien laitteiden rekisteröintiin
• vaatimuksia laitteiden fyysisestä suojaamisesta ja päivitysten asentamisesta
• pääsynhallintaa koskevia vaatimukset
• organisaation tietojen suojausta salauksen, haittaohjelmasuojauksen sekä varmuuskopioinnin avulla
• organisaation mahdollisuuksia etähallita laitetta

Henkilötiedoista tai muista salassa pidettävistä tiedoista käytävä keskustelu ei saa välittyä viereisiin tiloihin tiloihin niille, joilla ei ole tietoon oikeutta.

Tiedon esiintymismuodosta riippumatta henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää tietoa käsitellään niin, ettei tieto näy asiattomille.

Kaikkien kopiointilaitteiden (esim. kopiokoneet, skannerit, digitaaliset kamerat) käyttöä varten on olemassa ohjeet ja niiden luvaton käyttö on kiellettyä.

Laitteet olisi suojattava siten, ettei niihin tallennettua tai niissä käsiteltävää tietoa kyetä käyttämään tai paljastamaan luvattomasti. Laitteiden pakollinen suojaaminen esim. 5-numeroisella PIN-koodilla ennen jokaista käyttökertaa sekä laitteiden automaattinen lukittuminen esim. 5 minuutin käyttämättömyyden jälkeen voivat auttaa.

Esimerkiksi tietojenkäsittelyyn käytettävät, sekä muut tärkeät laitteistot, olisi asetettava tiloihin turvallisesti ja harkitusti. Sijoittelun avulla tulee rajoittaa luvatonta pääsyä laitteille.