Tiedon merkitsemistapojen pitää kattaa sekä fyysisessä että sähköisessä muodossa olevat tiedot ja niihin liittyvä suojattava omaisuus kuten tietovälineet.

Merkintöjen olisi oltava organisaation määrittelemien luokitteluperiaatteiden mukaisia ja helposti tunnistettavia. Organisaation olisi ohjeistettava, mihin ja miten merkinnät kiinnitetään. Ohjeistuksessa tulee ottaa huomioon myös tulosteet. Lisäksi tarpeettoman työn säästämiseksi kannattaa ohjeistaa, milloin merkintöjä ei tarvita.

Tietyissä tapauksissa, kuten esimerkiksi julkisuuslain mukaisista salassa pitoa koskevista merkinnöistä tulee myös käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä sekä mihin salassapito perustuu.

Tiedon merkitsemistavat on määritelty, ne ovat helposti tunnistettavia ja ne kattavat sekä fyysiset että sähköiset tiedot ja omaisuudet. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja mihin salassapito perustuu. Henkilöstöä ohjeistetaan merkintöjen tekemisestä.