Organisaation on ylläpidettävä listaa käytetyistä tietojärjestelmistä sekä tietojärjestelmille nimetyistä omistajista. Omistaja vastaa järjestelmän tietojen täydentämisestä sekä mahdollisista muista tietoturvatoimenpiteistä, jotka liittyvät tiiviisti järjestelmään.

Järjestelmiin liittyvä dokumentaatio sisältää mm. seuraavia tietoja:

• Järjestelmään liittyvät vastuut ja sen käyttötarkoitus
• Järjestelmän tietojen sijainti (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Kuvaus järjestelmän ylläpito- ja kehitysvastuista sekä tähän mahdollisesti liittyvät toimittajat (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Tarvittaessa tietojärjestelmän pääsyoikeusroolit ja tunnistautumistavat (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)
• Tarvittaessa liittymät muihin järjestelmiin (käsitellään tarkemmin erillisessä tehtävässä)

Tietojärjestelmästä vastaava taho määrittää järjestelmän käyttöoikeudet käyttäjien tehtäviin liittyen. Todellisten käyttöoikeuksien vastaavuutta suunniteltuun on valvottava ja oikeuksia uudelleenarvioitava säännöllisin aikavälein.

Pääsyoikeuksia katselmoitaessa on huomiotava lisäksi ylläpito-oikeuksien minimointi sekä tarpeettomien tunnusten sulkeminen.

Organisaatio pyrkii ennakoivasti listaamaan ja arvioimaan erilaisten tietoturvariskien todennäköisyyttä ja vakavuutta. Dokumentaatio sisältää seuraavat asiat:

• Riskin kuvaus
• Riskin vakavuus ja todennäköisyys
• Riskiä hallitsevat ohjeet ja hallintatehtävät
• Riskin hyväksyttävyys

Häiriöiden ilmoittamiseen ylläpidetään prosessia, joka auttaa henkilöstöä ilmoittamaan häiriöistä tehokkaasti ja johdonmukaisesti.

Häiriönä ilmoitettavia asioita ovat mm.:

• luvaton pääsy tietoihin / tiloihin
• tietoturvaohjeiden vastainen toiminta
• epäilty tietoturvaongelma (esim. tietojenkalastelu, haittaohjelmatartunta)
• tietojärjestelmän käyttökatko
• tietojen tuhoutuminen / muuttuminen vahingossa tai tahallaan
• kadonnut tai varastettu laite
• vaarantunut salasana
• kadonnut fyysinen tunniste (esim. avaimenperä, älykortti, älytarra)
• epäilty tietoturvaheikkous (esim. käytetyssä tietojärjestelmässä tai muissa toimintatavoissa)

Henkilöstön ohjeissa korostetaan velvollisuutta raportoida tietoturvahäiriöistä mahdollisimman pian sovitun prosessin mukaisesti. Ohjeistus kuvaa myös muun toiminnan häiriön tapauksessa (mm. virheilmoitusten ja muiden yksityiskohtien kirjaaminen ylös).

Ylimmän johdon on varmistettava selkeät vastuualueet/valtuudet ainakin seuraavissa asioissa:

• kuka on ensisijaisesti vastuussa siitä, että tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä on tietoturvavaatimusten mukainen.
• ketkä toimivat ISMS:n teemojen omistajina, jotka vastaavat tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän pääteemoista.
• kenellä on vastuu ja valtuudet raportoida ylimmälle johdolle tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän toimivuudesta.
• kenellä on valtuudet suorittaa sisäisiä tarkastuksia

ISMS-teemojen omistajat esitellään johtamisjärjestelmän työpöydällä ja tietoturvapoliitiikan raportissa.

Lisäksi ylimmän johdon on varmistettava, että kaikki tietoturvan kannalta merkitykselliset roolit sekä niihin liittyvät vastuut ja valtuudet määritellään ja niistä tiedotetaan. On myös tärkeää tunnistaa ulkoisten kumppaneiden ja palveluntarjoajien roolit ja vastuut.

Organisaatiomme on ennalta määritellyt toimintatavat, joiden kautta havaittua tietoturvaloukkausta aletaan käsitellä. Prosessi voivat sisältää mm. seuraavia asioita:

• ketkä kuuluvat tiimiin, joka on valmiina reagoimaan loukkauksiin
• kuinka ja mitä kanavaa myöten loukkauksesta tiedotetaan välittömästi koko tiimia
• tiimi määrittää loukkaukselle vakavuuden (matala, keskiverto, korkea) ennaltamääriteltyjen kriteerien perusteella
• loukkauksen käsittelyä jatketaan isommalla porukalla vakavuustason mukaisesti

Organisaatio arvioi tietoturvaan liittyvien riskejä reagoimalla tilanteisiin, joissa tietoturva on lievästi tai vakavasti pettänyt. Dokumentaatio sisältää vähintään seuraavat asiat:

• Häiriön kuvaus
• Häiriöön liittyneet riskit
• Häiriön johdosta käyttöön otetut uudet hallintatehtävät
• Häiriön johdosta toteutetut muut toimenpiteet

Organisaation johdon on osoitettava sitoutumista tietoturvatyötä ja tietoturvallisuuden hallintajärjestelmää kohtaan. Johto sitoutuu:

• määrittämään työn perusteena toimivat vaatimukset (esim. asiakasvaatimukset, lait ja asetukset tai standardit)
• määrittämään tietoturvan hallintaan tarvittavat resurssit
• viestimäään tietoturvallisuuden tärkeydestä
• varmistamaan, että työllä saavutetaan halutut tulokset
• edistämään tietoturvan jatkuvaa parantamista

Johto päättää lisäksi tietoturvan hallintajärjestelmän soveltamisalan ja kirjaa päätöksen ylös hallintajärjestelmän kuvaukseen. Tämä tarkoittaa, rajataanko esimerkiksi joitain osia organisaation toiminnasta tai hallinnoimasta tiedosta pois hallintajärjestelmän piiristä, vai koskeeko se organisaation kaikkea tietoa / toimintaa.

Johdon on määriteltävä hallintavastuut ja luotava menettelyt, joilla taataan tehokas ja johdonmukainen reagointi tietoturvahäiriöihin.

Johdon on varmistettava mm.:

• häiriöiden hallinta on vastuutettu
• häiriöiden vastaamiseen, käsittelyyn ja raportointiin on dokumentoitu prosessi

Prosessin on varmistettava mm.:

• henkilöstöllä on selkeä yhteydenottopiste / -työkalu sekä ohjeistus häiriöiden raportoimiselle
• pätevä henkilöstö käsittelee raportoidut tietoturvahäiriöt tarpeeksi kattavasti

Tietojärjestelmälistausta on katselmoitava säännöllisesti, jotta varmistetaan sen tarkkuus, ajantasaisuus ja johdonmukaisuus.